G Suite: sinônimo de colaboração e produtividade também no administrativo
Por Eliane MollerFoi-se o tempo em que precisávamos nos preocupar com a gravação de arquivos durante sua produção, ou com a descoberta de qual era mesmo a versão final de determinado documento, após sua alteração por um grupo de pessoas, ou ainda com o armazenamento compartilhado de documentos. Esse passado ficou para trás, felizmente!
Desde a implantação no colégio do pacote de aplicativos G Suite, também denominado Google for Education, iniciada em 2015, a forma como os diferentes grupos se relacionam dentro da instituição foi amplamente alterada.
Hoje, professores e alunos dispõem de uma variedade enorme de recursos do pacote G Suite que facilitam o processo educativo e aproximam a todos de forma simples e dinâmica. No setor administrativo, o impacto da utilização desses aplicativos pode ser medido ao se analisar o aumento da produtividade e a adoção do conceito de colaboração entre os funcionários do próprio setor e também entre os diferentes departamentos.
A utilização de recursos compartilhados, como agendas e pastas para arquivamento no drive, a produção coletiva de documentos, apresentações ou planilhas, a criação e a aplicação de formulários, o uso do Hangout, dos grupos de e-mail e até mesmo do Classroom para treinamentos corporativos têm revolucionado o trabalho administrativo no Notre Dame.
Em paralelo à utilização do G Suite, temos ampliado também a adoção de chromebooks na instituição, chegando essa oferta também aos líderes administrativos.
Os benefícios dessa implantação paralela do G Suite nos setores pedagógico e administrativo já podem ser sentidos no dia a dia do colégio, como podemos observar nos relatos a seguir.
Monitoria, Portaria/Segurança e Limpeza
A utilização do Google Planilhas para a organização das escalas de trabalho dessas equipes tem contribuído muito para agilizar as alterações necessárias, uma vez que as edições estão liberadas para redefinirem imediatamente as escalas em casos de atrasos e faltas. O Planilhas também é bastante utilizado para a organização dos espaços do colégio, das escalas de trabalho em simulados, em provas gerais e em provas substitutivas, entre outros.
A criação de grupos de e-mail específicos para cada equipe, assim como o uso do Hangout, vem possibilitando o compartilhamento das informações com a transparência e a agilidade necessárias.
Outro recurso muito útil para esses setores é o Google Agenda, do qual inclusive o setor de Limpeza faz uso, inserindo nele seu planejamento semanal.
Todos esses recursos são acompanhados online pela Supervisora Operacional Josiane Fidelis, que pode agir rapidamente e com maior assertividade perante as urgências.
Secretarias
Da votação dos temas a serem abordados durante o treinamento semanal do grupo de secretárias à avaliação final do curso, foram utilizados Formulários Google, desenvolvidos pela secretária da direção, Iná Souza.
A disponibilização no Classroom dos conteúdos trabalhados ao longo do treinamento, assim como de tarefas a serem realizadas e entregues aos professores do curso para as secretárias foi outro diferencial.
A ampliação do uso do Hangout entre elas, durante o período de trabalho, tem agilizado muito a troca de informações entre os segmentos.
A criação e a manutenção de Agendas organizadas por série, que serão compartilhadas também com os alunos e as famílias, fazem parte de um trabalho anual sob a responsabilidade das secretárias de cada segmento pedagógico.
RH
Em 2018, nossa Supervisora de RH, Viviane Scupinari, criou o Canal do RH, disponível na Extranet, que utiliza o Google Drive para compartilhar, com todos os colaboradores, informações importantes: entenda seu holerite, calendário de feriados e dias abonados, cálculo de impostos, cesta básica, requisições como vale transporte, convênios, entre outros.
A organização dos processos seletivos também foi fortemente impactada pelos aplicativos do G Suite. Das planilhas com dados dos candidatos, compartilhadas com as lideranças, aos testes desenvolvidos utilizando-se recursos como o Formulários, o Docs ou o Planilhas, grandes benefícios têm sido obtidos pelo setor.
Manutenção / Almoxarifado
Desde que as vistorias semanais do campus passaram a ser registradas em planilhas e em documentos compartilhados com os encarregados da Manutenção e do Almoxarifado, contendo inclusive as fotos do antes e depois dos serviços solicitados, ganhos significativos têm sido observados em termos de organização e agilidade no departamento, conforme nos conta o Gerente de Patrimônio Gilberto Santos.
Essa ação tem facilitado o trabalho diário do encarregado de manutenção, contribuindo inclusive para um ganho no desempenho e na produtividade da equipe.
TI
Para o departamento de TI, o pacote de aplicativos do G Suite tornou-se indispensável na execução das demandas diárias. Segundo Márcio Pinheiro, líder do departamento, a escolha, em 2017, pelo Gmail como ferramenta oficial de e-mails do colégio foi uma das felizes decisões tomadas pelo setor, pois trouxe ao colégio tranquilidade quanto à segurança, gestão eficiente e redução de custos com infraestrutura de servidores e anti-spam. A utilização intensa e colaborativa do pacote Google para a edição de planilhas, textos e apresentações é outra realidade do departamento de TI.
Cabe destacar ainda o Google Drive que, com seu armazenamento ilimitado, dá-nos uma nuvem robusta, ágil e segura, que abriga boa parte dos nossos arquivos.
Ainda podemos citar o Google Agenda, Hangouts, Google Keep, entre outros, que fazem parte do nosso dia a dia, de maneira eficiente, simples e elegante.
Por Eliane Moller, Coordenadora Administrativa